说明
CAPA 操作流程有多种进入方式。本文将介绍我们推荐的一种标准流程。
简介
流程从一次审核（Audit）开始，并记录相关的发现。基于这些发现，您可以选择自行创建 CAPA，或使用系统提供的 CAPA 建议。所有 CAPA 最终可以归入一个 CAP（计划）中，以实现有序管理并获得清晰的整体视图。
重要说明
行动始终关联发现
每个行动都必须对应一个具体的发现，以确保上下文清晰。数据继承机制
系统会在可能的情况下自动继承上一级的信息：
行动继承发现：
当基于某个发现创建行动时，该行动会自动继承该发现的来源信息。计划分配执行人：
当为计划指定执行人后，该执行人会自动分配到该计划下的所有行动。
操作步骤
步骤 1：上传审核报告
通过左侧导航栏进入 审计报告 页面，选择为您的供应商或自己公司上传审核报告。
点击 “上传审计报告” 按钮，通过拖拽或选择文件上传审核报告。您也可以在下方同时上传对应的 CAP 文件。请注意：支持格式：PDF、DOC、XLSX 和文件大小不超过 100MB
提示：如果审核报告中已包含发现和行动，建议使用 AI 上传器时，将同一文件同时作为审计文档 和 CAP 文件上传。这样系统只会提取已有信息，而不会生成重复或不必要的新行动。
3. 点击 “分析文档” ，系统将显示数据提取的进度指示，您可以选择在弹窗中查看，或在后台运行处理。
4. 解析完成后：查看系统提取的数据，如需修改，点击铅笔图标进行编辑，然后点击保存并继续
附加说明
当您关闭审核弹窗后，处理过程仍会在后台继续进行。
您可以通过页面顶部的提示横幅或 Notifications（通知中心） 查看进度更新。
您也可以随时点击该横幅或通知，重新打开进度查看界面。
取消处理任务
在处理过程中，点击 “X” 按钮即可停止任务，并在提示时确认取消操作。
任务将从队列中移除，同时不会生成任何结果或通知。
系统资源也将立即释放。
自动关闭完成提示
当您点击 “Review Details” 后，处理提示横幅将在 2–3 秒后自动消失。
如有需要，您也可以手动关闭该提示。
错误提示横幅不会自动消失，需手动关闭。
步骤 2：创建 CAPA
在提取审核发现后，您可以选择是否保留 AI 推荐的 CAPA（通过勾选进行选择），也可以选择不包含这些建议内容。如有需要，您可以通过点击铅笔图标对 CAPA 进行手动编辑。
完成选择后，点击 “Create selected items”。
步骤 3：创建 CAP（计划）
在完成步骤 2 后，您可以选择进入审核页面。在该页面的 Findings 标签页 中，您可以在对应的发现下查看之前所选择的所有行动。
然而，这些发现以及由此生成的行动尚未关联至任何 CAP（计划）。如需进行关联，请点击 “create plan创建计划”。
在创建计划时，请填写标题（必填），并可设置执行人、截止日期及标签（可选）。完成后点击 “创建计划”。
如需将行动添加至该计划，请点击 “+ 添加现有的行动”，然后从与审核发现相关的所有已创建行动中进行选择。您也可以根据需要创建新的行动。
步骤 4：协作管理 CAPA
为明确责任分工，请为每个行动设置 “Assignee（执行人）”，并在需要时指定 “Collaborator（协作方）”。
请注意：添加执行人后，系统将自动触发通知。
如需为执行人或协作方补充更多信息或添加备注，请使用行动页面底部的评论区。
步骤 5：优化 CAPA
设置严重程度（Severity）
为向执行人和协作方传达行动的重要性，您可以设置并调整行动的严重程度（Severity）。
请在行动详情页右侧，将鼠标悬停在严重程度字段上进行调整。
通过该设置，您的供应商可以更清晰地识别优先事项，从而优先处理关键行动。
设置影响领域（Impact Area）
为根据行动的具体情境进行分类，请设置对应的影响领域（Impact Area）。
通过该设置，您可以基于影响领域对行动进行筛选。
可用的影响领域请参阅：CAPA影响的区域 | Retraced Help Center。
步骤 6：完成 CAPA 与 CAP
更新状态
在您审核供应商上传的证据和证明材料，并结合评论区中的备注及补充信息后，可以将该行动标记为 “Done”。
操作方式：在行动详情页右侧，将鼠标悬停在状态字段上进行更新。
如果您不同意当前结果，可以对该行动进行评论并拒绝，此时供应商需重新上传证明材料或提供新的说明。待其更新后，您可批准整改，系统将自动将状态更新为 “Done”。
