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Hochladen von Audits mithilfe des KI-Audit-Uploads

Vor über einer Woche aktualisiert

(1) Hochladen eines Auditberichts

Du kannst deine Auditberichte (im PDF- oder DOC-Format) direkt in Retraced hochladen. Das System extrahiert automatisch Details und zentrale Ergebnisse und schlägt Korrekturmaßnahmen vor, die du prüfen kannst.

  1. Greife auf den Tab Audits zu und klicke auf „Ein Audit hochladen“.

  2. Lade dein Audit-Dokument per Drag & Drop hoch oder wähle es über Durchsuchen aus. Optional kannst du im untenstehenden Feld die zugehörige CAP-Datei anhängen. Achte bei beiden darauf, dass die Dateien die unterstützten Formate (PDF, DOC, XLSX) haben und nicht größer als 100 MB sind.

  3. Klicke auf „Dokument analysieren“.

  4. Ein Fortschrittsindikator zeigt den Status der Datenextraktion entweder direkt im Pop-up oder im Hintergrund an – das liegt bei dir.

  5. Sobald die Extraktion abgeschlossen ist, klicke auf „Weiter zur Detailprüfung“.

  6. Überprüfe die Auditdetails. Auch wenn die KI den Großteil der Arbeit übernimmt, hilft die Überprüfung dabei, Genauigkeit sicherzustellen und Vertrauen in deine Daten aufzubauen. Wenn Details angepasst werden müssen, klicke auf das Stiftsymbol.

  7. Klicke auf „Audit erstellen und fortfahren“, um die überprüften Daten zu speichern.

Zusätzliche Informationen

  • Wenn du das Audit-Modal schließt, wird die Verarbeitung im Hintergrund fortgesetzt.

  • Du siehst Fortschrittsupdates entweder in einem Banner am oberen Rand oder im Benachrichtigungscenter.

  • Mehrere Uploads können gleichzeitig verarbeitet werden.

  • Du kannst die Fortschrittsansicht jederzeit erneut öffnen, indem du auf das Banner oder die Benachrichtigung klickst.

Verarbeitung abbrechen

  • Während der Verarbeitung klicke auf „X“, um den Vorgang zu stoppen, und bestätige den Abbruch, wenn du dazu aufgefordert wirst.

  • Der Auftrag wird aus der Warteschlange entfernt, und es werden keine Ergebnisse oder Benachrichtigungen erzeugt.

  • Systemressourcen werden sofort freigegeben.

Automatisches Ausblenden abgeschlossener Banner

  • Sobald du auf „Review details“ klickst, verschwindet das Verarbeitungsbanner nach 2–3 Sekunden automatisch.

  • Du kannst es weiterhin manuell schließen, wenn du möchtest.

  • Fehlerbanner bleiben sichtbar, bis sie manuell geschlossen werden.

(2) CAPAs erstellen

Hinweis: Falls die CAPA-Funktion nicht Teil deines Abonnements ist, kannst du die erstellten CAPAs weder bearbeiten noch nachverfolgen. Melde dich gerne bei uns, wenn du die Funktion zu deinem Abonnement hinzufügen möchtest.

Nachdem die Audit-Feststellungen extrahiert wurden, kannst du entscheiden, ob du die von der KI vorgeschlagenen CAPAs behalten möchtest, indem du sie auswählst, oder ob sie nicht übernommen werden sollen.

Falls nötig, kannst du CAPAs über das Stiftsymbol manuell bearbeiten.

  1. Öffne die Ansicht KI-Aktionen.

  2. Überprüfe die Zusammenfassung mit der Gesamtzahl der Feststellungen und vorgeschlagenen Maßnahmen.

  3. Sieh dir den Compliance-Grad, die Schwere und den Wirkungsbereich an.

  4. Überprüfe die vorgeschlagenen Maßnahmen, kategorisiert in Korrektiv oder Präventiv.

  5. Gehe jede einzelne Feststellung durch.

  6. Wähle Maßnahmen über die Kontrollkästchen oder den Schalter „Alle auswählen“ aus bzw. ab.

  7. Bearbeite einzelne Maßnahmen direkt in der Liste.

  8. Der Zähler für ausgewählte Maßnahmen wird in Echtzeit aktualisiert.

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