Was ist CAP-Management?
Das Management von Corrective Action Plans (CAPs) stammt aus der Qualitätsbewertung und dem Audit-Management. Nach einem Audit erhält ein Unternehmen einen Auditbericht und meist auch einen CAP, in dem alle Befunde aufgelistet sind, die verbessert und/oder behoben werden müssen.
Vorteile von CAPA über Retraced:
Keine unübersichtlichen Excel-Tabellen mehr
Weniger hin- und hergehende E-Mails zwischen Lieferanten und Marke
Strukturierte Kommunikation zwischen allen Parteien, um eine genaue und effiziente Antwort auf den CAP zu gewährleisten
Begriffe in CAPA:
CAP: Corrective Action Plan
CA: Corrective Actions – Maßnahmen zur Behebung eines Problems oder zur Korrektur eines Ereignisses
PA: Preventive Actions – Maßnahmen, um ein Ereignis zu vermeiden
CA und PA sind die eigentlichen Aufgaben, an denen gearbeitet werden muss, während der CAP der Plan ist, der alle Maßnahmen miteinander verknüpft.
Anforderungen:
Die CAPs und CAs/PAs werden von deinem Kunden erstellt. Dabei muss eine Quelle ausgewählt und mit ihnen verknüpft werden. Momentan können CAPs/CAs/PAs nur mit Auditberichten verknüpft werden. Stelle also sicher, dass du dein Audit auf der Plattform hochgeladen hast, damit dein Kunde es auswählen kann.
Falls du nicht weißt, wie das geht, erfährst du hier, wie du deinen Auditbericht hochladen kannst.
Falls gewünscht, kannst du deinen Auditbericht mit deinem Kunden teilen, dies ist jedoch keine Voraussetzung. Dein Kunde kann bei Bedarf später Zugriff auf deinen Auditbericht anfragen.
Verwaltung von CA/PAs:
Du kannst direkt auf den CAP/CA/PA über die linke Navigationsleiste der Plattform zugreifen, unter „Lieferantenkonformität“ > „CAPA“.
Du kannst entweder verantwortlich sein für die Umsetzung von Maßnahmen in deinem Unternehmen oder als Kollaborateur für den CAP/CA/PA eines anderen eingeladen werden, falls dein Kunde den CAPA Advanced Plan abonniert hat. Alle Maßnahmen, für die du verantwortlich bist, findest du unter der Ansicht „Meine Eigenes“.
Um die Liste der CAPs anzuzeigen, die mit deinem Unternehmen verknüpft sind, wähle einfach „Plan (CAP)“ unter „Meine Eigenes“ aus.
Falls du als Kollaborateur eingeladen wurdest, kannst du die Ansicht „Zusammenarbeit“ auswählen. Dort hast du Zugriff auf all deine Maßnahmen unter „Aktionen (CAPA)“ oder den gesamten Corrective Action Plan unter „Plan (CAP)“.
Da CAPs / CA / PA von deinem Kunden erstellt werden, musst du lediglich darauf reagieren, indem du:
Anhänge und Nachweise hochlädst oder bearbeitest
Den Status des CAPA aktualisierst, abhängig von den Maßnahmen, die du ergreifst
Eigene Kommentare erstellst, bearbeitest und löschst, um mit deinem Kunden zu kommunizieren. Um auf den Kommentarbereich zuzugreifen, klicke einfach auf die gewünschte Maßnahme und scrolle nach unten.
Du hast außerdem die Möglichkeit, die Historie des CAPA neben dem Kommentarbereich einzusehen.
Für jede Aktion findest du in der Tabellenansicht weitere Details, wie:
Auswirkungsbereich
Dringlichkeit: Niedrig, Mäßig, Mittel, Hoch, Extrem
Status der CAs und PAs. Wenn der Status einer Maßnahme auf „Erledigt“ gesetzt ist, kannst du sie nicht mehr bearbeiten. Du musst den Status erneut ändern, um Bearbeitungen vorzunehmen. Nur CA und PA haben einen eigenen Status; der CAP zeigt den gesamten Fortschritt an, basierend auf den Status der einzelnen Maßnahmen.
Kollaborateur-Status:
Falls dein Kunde den CAPA Advanced Plan abonniert hat, kannst du als Kollaborateur (=Mitarbeiter) hinzugefügt werden. In diesem Fall bist du nicht das verantwortliche Unternehmen, aber dein Kunde sieht dich als Unterstützung bei der Verwaltung des CAP/CA/PA und für zusätzliche Rückmeldungen.
Greife auf alle Details, Kommentare und die Historie der Aktionen zu, denen du hinzugefügt wurdest, und kommentiere, falls du mehr Informationen vom Ersteller des CAPA benötigst.
Sieh dir die Anzahl verknüpfter CAPs/CA/PA an, erhalte jedoch nur Zugang, wenn du zur Zusammenarbeit eingeladen wurdest.
Werde als Beobachter für eine CA/PA oder ein CAPA hinzugefügt.
Kollaborateure können den Quelltyp sehen und bei Auswahl eines Audits darauf zugreifen, wenn es öffentlich oder geteilt ist. Andernfalls kannst du Zugriff anfordern.
Kollaborateure haben Einsicht in alle an die Maßnahme angehängten Dateien, zu denen sie eingeladen wurden.
Dokumente hochladen, einschließlich Nachweisdokumente und Berichte für CA/PA.