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上传审核报告

手动或使用 AI 为您的供应商或您自己的公司上传审核报告,AI 会为您提取审核信息、审核发现和纠正措施。

您可以在 Vendor Compliance → Audits 中通过两种方式上传审核报告:

  • Create manually(手动创建):由您自行选择审核类型并填写审核信息。

  • Create with AI(使用 AI 创建):AI 会读取审核报告、填写信息并提取审核发现,供您核对。如果您添加了 CAP 文件,AI 还会建议纠正和预防措施(CAPA)。

您为供应商上传的审核报告显示在 Network audits 标签页中,您自己公司的审核报告显示在 Audits for <您的公司> 标签页中。Generated by 列显示审核报告是由 AI 创建还是由用户手动创建。

要替换过期的审核报告?直接上传新的审核报告即可。为同一公司上传同一类型的新审核报告时,旧报告会被自动归档,您仍可在新审核报告的 Version history 中查看。

正在使用风险分析(Risk Analysis)?如果您的审核符合自动风险缓解的条件,请上传有效的审核报告文件。否则,该审核将不会计入风险缓解。


方式一:手动创建

Create audit 对话框会引导您完成三个步骤:Add audit information、Add more audit information 和 Review。

  1. 前往 Vendor Compliance → Audits,点击 Create manually。

  2. 在 Add audit information 中:

    • 在 Who got audited? 下,选择被审核的公司:您的某个供应商或您自己的公司。

    • 在 Audit 下,选择审核类型。

    • 在 Upload audit file 下,将审核报告拖入上传区域,或点击 Choose file…。支持 PDF、XLSX 和 DOCX 格式,最大 20 MB。上传后,您可以预览、下载或删除该文件。

    点击 Continue。

    找不到审核类型?请查看 Audit directory,或通过我们的表单申请新类型。

  3. 在 Add more audit information 中填写审核信息。标有星号(*)的字段为必填项。

    • When did or when does the audit happen?(必填):审核日期。

    • Next planned audit date:下次审核的计划日期。

    • Who conducted the audit?(必填):审核机构,例如 SGS。

    • Reference number:审核报告的参考编号。

    • Facility score:审核报告中的评分或评级,例如 A 或 C。

    • Corrective Action plan:可选择上传纠正措施计划(CAP)。

    点击 Continue。

  4. 在 Review 中核对信息,然后点击 Create audit。如需修改,请点击 Back。

💡 手动创建的审核报告不会生成 AI 审核发现。如需之后由 AI 提取,请使用 Digitize audit(见本文末尾)。


方式二:使用 AI 创建

上传审核报告后,AI 会为您提取审核信息和主要发现,供您核对。如果您添加了 CAP 文件,AI 还会建议纠正和预防措施。

  1. 前往 Vendor Compliance → Audits,点击 Create with AI。

    💡 快捷方式:您也可以直接将文件拖入审核表格,开始 Create with AI。

  2. 将审核文件拖入上传区域,或点击 Choose file…。支持 PDF、XLSX 和 DOCX 格式,最大 100 MB。

    可选:添加 CAP 文件。如需根据审核结果创建 CAPA,请在第二个上传区域中添加 CAP 文件。添加后,会出现第四个步骤 Review CAP Import。

    提示:没有单独的 CAP 文件?请在两个上传区域中都选择审核报告。审核报告通常已包含所有审核发现和纠正措施,因此 AI 可以从同一个文件中提取全部内容。

    如果是 SLCP 审核,请改用 Connect SLCP,通过我们的 SLCP 集成导入。

  3. 点击 Analyze document。

  4. 进度条会显示提取状态。您可以等待提取完成,或点击 Continue in the background 继续其他工作,之后可在顶部栏的 AI processing 中查看进度。

  5. 提取完成后,点击 Continue to review details。如果您选择了在后台继续,请从顶部栏的 AI processing 中打开核对页面。

  6. 核对审核信息。AI 承担了大部分工作,但核对信息可以确保您的数据准确。点击任意值即可编辑,然后点击 Create an audit and continue。

  7. 如果您添加了 CAP 文件,请核对导入的措施(参见下文"创建 CAPA"),然后点击 Create selected items。否则请跳过此步骤。

  8. 选择下一步操作:Go to audit page、Create a plan from actions 或 Finish and upload more audits。

    审核页面会显示总体评级和审核发现的数量。由 AI 创建的审核发现会列在 Findings 标签页中,并带有 AI 标签。

注意事项

  • 如果关闭窗口,分析会停止,除非您已选择 Continue in the background。

  • 点击顶部栏的 AI processing 可查看您的任务。徽标会显示有多少任务已就绪,例如"1 to review"。

  • 可以同时处理多个上传任务。

取消处理任务

在审核报告处理期间,打开顶部栏的 AI processing,点击任务上的 X,然后点击 Yes, dismiss 确认。该任务会被移除,不会生成任何结果或通知。


创建 CAPA

注意:如果您的订阅方案不包含 CAPA 功能,您将无法处理或跟进已创建的 CAPA。如需添加此功能,请联系我们。

使用 Create with AI 上传 CAP 文件时,Review CAP Import 步骤会列出在文件中找到的审核发现和纠正措施。由您决定保留哪些措施。

  1. 每条审核发现都会显示其描述、根本原因和严重程度。

  2. 在 Suggested Actions 下,每项措施都标记为纠正措施(Corrective)或预防措施(Preventive Action),并显示状态和严重程度。点击 See all actions 可展开列表。

  3. 使用复选框或 Select all 选择或取消选择措施。点击铅笔图标可编辑任意审核发现或措施。

  4. 点击 Create selected items。

对已上传的审核报告进行数字化

对于已在 Retraced 中的审核报告(例如手动创建的报告),请点击 Actions 列中的 Digitize audit(星光图标),AI 随即会从审核报告中提取审核发现。

这是否解答了您的问题?