Greife über den Bereich „Vendor Compliance“ in der linken Navigationsleiste auf den Tab „Questionnaires“ zu. Um eine wiederverwendbare Vorlage zu erstellen, gehe zu „My templates“ und klicke auf „+ Create Template“. Wenn du stattdessen „nur“ einen Fragebogen von Grund auf neu erstellen möchtest, gehe zu „My Questionnaires“ und klicke auf „+ Create Questionnaire“.
Gib deiner Vorlage bzw. deinem Fragebogen einen Namen und klicke anschließend auf den aktivierten „Create“-Button.
Füge Vorlagen- oder eigene Fragen hinzu, indem du sie per Drag-and-drop in das vorgesehene Feld ziehst oder mit der Maus über eine Frage fährst und auf „Add“ klickst. Optional kannst du deinen Fragebogen zur besseren Strukturierung in Abschnitte gliedern. Sobald du fertig bist, speichere deine Vorlage, indem du auf „Save changes“ klickst. Tipp: Spare Zeit, indem du über das Suchfeld nach Themen suchst, um zu prüfen, ob bereits passende Vorlagenfragen verfügbar sind!
Bitte beachte, dass die Fragebogen-Funktion bei mehr als 75 Fragen langsamer wird. Daher empfehlen wir dringend, Fragebögen mit mehr als 75 Fragen nur mit Abschnitten zu erstellen!
Gut zu wissen
(1) Eigene Fragen erstellen
Neben Vorlagenfragen kannst du auch eigene Fragen erstellen. Wähle dazu im rechten Fenster im Bereich „Custom“ den gewünschten Antworttyp aus. Sobald die Frage zu deinem Fragebogen hinzugefügt wurde, musst du einen Fragetitel vergeben. Optional kannst du auch eine Beschreibung hinzufügen, die Frage als Pflichtfrage markieren und bei Bedarf eine Datei anhängen.
(2) Zertifikate, Dokumente und Audits erfassen
Wähle im Bereich „Custom“ entsprechend Zertifikate, Dokumente und/oder Audits aus. Nachdem sie hinzugefügt wurden, kannst du im Dropdown alle möglichen Nachweise auswählen.
(3) Vorschau deines Fragebogens
Möchtest du sehen, wie der Fragebogen aus der Perspektive eines antwortenden Unternehmens bzw. eines eingeladenen Lieferanten aussieht? Nutze dafür die Vorschau-Funktion im „Builder“-Tab deines Fragebogens.
(4) Fälligkeitsdatum festlegen
Um eingeladenen Unternehmen zu signalisieren, dass der Fragebogen bis zu einem bestimmten Datum ausgefüllt werden muss, kannst du ein Fälligkeitsdatum festlegen. Gehe dazu in den „Builder“-Tab des Fragebogens, setze das Fälligkeitsdatum und speichere die Änderungen.
(5) Lieferanten zu deinem Fragebogen einladen
Unternehmen kannst du entweder über den „Builder“-Modus > „Invite companies“-Button oder über den „Response“-Tab > „Invite companies“-Button zu deinem Fragebogen einladen. Stelle zuvor sicher, dass deine Lieferanten zu deinem Netzwerk hinzugefügt wurden, damit sie ausgewählt werden können.
(6) Erinnerungen versenden
Um Unternehmen manuell an unvollständig ausgefüllte Fragebögen zu erinnern, klicke im „Response“-Tab deines Fragebogens auf den „Remind all“-Button. Wenn nur bestimmte Unternehmen erinnert werden sollen, wähle diese zuvor über das Kästchen neben ihren Namen aus.